Fonctionnaire communal·e C1 - Etat civil

L'administration communale de Sanem se propose de recruter un·e fonctionnaire communal·e pour les besoins de son état civil, sous le statut de fonctionnaire communal, groupe de traitement C1, sous-groupe administratif à raison d'une tâche complète.

Procédure de recrutement:

• Une pré-sélection se fera sur base du dossier de candidature ;

• Le collège des bourgmestre et échevins de la commune de Sanem se réserve le droit d’organiser un test tendant à apprécier les compétences des candidats ;

• Les candidat·e·s répondant aux compétences requises seront invités à un entretien préliminaire d’embauche. En cas d’organisation d’un test, uniquement les candidats ayant obtenu un résultat satisfaisant seront invités à un entretien ;

• Les meilleur·e·s candidat·e·s seront invités à un deuxième entretien auprès du collège des bourgmestre et échevins ;

• Le/la candidat·e retenu·e sera proposé·e pour nomination lors d’une prochaine séance du conseil communal;

• Le/la candidat·e nommé·e devra se soumettre à un examen médical d'embauche auprès du médecin de travail compétent;

• Date d'entrée en fonction visée : début 2027

Pièces à joindre:

• Lettre de motivation;

• CV;

• Diplômes / certificats d'études;

• Certificat de réussite à l'examen d'admissibilité du secteur communal, groupe de traitement C1, sous-groupe administratif;

• Certificat d'affiliation;

• Copie de la carte d'identité ou du passeport

• Photo d'identité récente;

• Le cas échéant, copies des délibérations (ou des arrêtés ministériels) - uniquement pour fonctionnaires C1 en activité de service;

• Le cas échéant, copies des formations continues (uniquement en relation avec le poste et les missions énumérées ci-dessous);

RESPONSABILITÉS

Missions & tâches : 

Etablir les déclarations de décès 

• Accueillir les citoyens au guichet, les conseiller et enregistrer les données

• Exécuter les différentes formalités prévues

• Etablir l’acte de décès (des personnes décédées sur le territoire communal)

• Organiser et préparer les enterrements (inhumations, dispersions de cendres)

• Transmettre les documents requis aux instances concernées

• Enregistrer les décès des résidents décédés hors-commune

• Emettre les factures

Gérer les dossiers de mariages et de partenariat 

• Accueillir les citoyens au guichet, les conseiller et enregistrer les données

• Etablir et finaliser les dossiers

• Etablir l’acte de mariage ou l’attestation de partenariat

• Veiller à la signature des documents et la lecture du code civil

• Transmettre les documents requis aux instances concernées

• Rédiger les délibérations

Gestion des naissances 

• Enregistrer les naissances (des enfants nés sur le territoire communal) et établir l’acte de naissance

• Enregistrer les naissances (des enfants nés hors du territoire communal)

• Demander la reconnaissance prénatale et postnatale

Gérer et mettre à jour les registres de l’Etat Civil 

• Gérer les registres des actes de naissance, mariage, partenariat, décès

• Inscrire les mentions de divorces

• Transcrire les actes

• Réceptionner / traiter les déclarations ou décisions judiciaires

• Délivrer des copies et extraits d’actes

• Envoyer les chiffres clés aux diverses entités nationales

• Aider à la recherche généalogique

Gestion des cimetières 

• Etablissement des concessions funéraires

• Etablissement des autorisations de monuments funéraires

• Renouvellement des concessions funéraires et cinéraires

Etablir et faire le suivi des dossiers d’indigénat 

• Constituer et assurer le suivi des dossiers d’option, de naturalisation et de recouvrement

• Etablir les actes d’indigénat

Tout·e agent·e de l'état civil doit assurer une permanence décès par roulement durant le weekend.

Pour toute question conernant les tâches et/ou le fonctionnement du service, veuillez vous adresser à Madame Szilvia Nemeth (59 30 75 - 644 / szilvia.nemeth@suessem.lu) ou à Madame Di Pinto Dina ( 59 30 75 - 639 / dina.dipinto@suessem.lu)

Toute autre question concernant le poste et/ou la carrière peut être adressée au service RH (service.rh@suessem.lu).

COMPÉTENCES REQUISES :

Conditions d'admissibilité et profil recherché :

• Vous avez réussi avec succès à l’examen d’admissibilité du groupe de traitement C1, sous-groupe administratif ;

• Vous bénéficiez d’une expéricence professionnelle dans le domaine de l’accueil de clients.

• Vous maîtrisez les trois langues usuelles du pays ;

• Vous possédez de bonnes connaissances rédactionnelles (luxembourgeois, français, allemand) ;

• Vous maîtrisez les outils informatiques EXCEL, WORD, OUTLOOK ;

• Vous êtes capable de vous intégrer dans une équipe dynamique ;

• Vous disposez de compétences sociales et ceci vous paraît indispensable pour résoudre les problèmes auxquels vous serez confrontés dans l’exercice de votre fonction ;

• Vous êtes flexible et motivé·e ;

• Vous vous impliquez activement dans la gestion du travail quotidien et vous contribuez au bon fonctionnement du service ;

• Vos collègues peuvent compter sur votre soutien ;

• Vous possédez un bon sens d’organisation, de communication et du relationnel ;

COMPÉTENCES UTILES :

Constituent un avantage :

• Vous bénéficiez d’une nomination définitive en tant que fonctionnaire communal ou fonctionnaire de l’Etat du groupe de traitement C1, sous-groupe administratif ;

• Vous bénéficiez d'une expérience professionnelle dans le domaine de l'état civil;

NOUS OFFRONS :

Modalités de rémunération:

Le/la candidat·e nommé·e sera engagé·e dans le groupe de traitement C1, sous-groupe administratif, sous le statut du fonctionnaire communal.

Le traitement pendant le service provisoire, défini à l’article 35 du règlement grand-ducal du 28 juillet 2017 fixant le régime des traitements et les conditions et modalités d’avancement des fonctionnaires communaux, est calculé comme suit :

Le traitement pour le groupe de traitement C1 est fixé à 168 points indiciaires pendant la durée du service provisoire (valeur du point indiciaire : 25,0672518€), à savoir 4211,30€ ;

Autres modalités de rémunération :

Le cas échéant, le/la candidat·e pourra bénéficier d'une allocation de famille de 29 points indiciaires, à savoir 726,95 € brut. (Sous condition d’avoir un ou plusieurs enfants à charge)

Chaque agent·e aura droit à une allocation de repas de 204€ net par mois (pour une tâche complète), sauf pour le mois d’août.

Le traitement est adapté aux variations du coût de la vie, constaté par l'indice pondéré, suivant les dispositions afférentes.

Horaire mobile et CET:

L'administration communale de Sanem applique l'horaire mobile aux agents de l'administration offrant ainsi plus de flexibilité en matière d'organisation du temps de travail.

• Pause de midi obligatoire à raison de 30 minutes.

• Amplitude du temps de travail se situant entre 7:00 heures et 19:00 heures, avec des plages fixes (présence obligatoire) entre 08:30 - 11:30 et 13:30 - 16:00.

• Prestation de service les mardis dès 7:15 heures et les mercredis jusqu'à 18:00 heures sera organisée à tour de rôle et en fonction du besoin du service.

• Dépassement du temps de travail mensuel est affecté au compte épargne-temps.

Le compte épargne-temps permet aux agent·e·s une prise de congé plus avantageuse et sans crainte de se voir perdre des jours de congé non pris.