Assistant administratif - Section Primo-accueil (m/f/d) (réf. E26000851)

Statut : Employé de l'État

Qui recrute ?

Missions

• Votre mission consistera à contribuer au bon fonctionnement de la section Primo-accueil en assurant la prise en charge de missions administratives et organisationnelles visant à soutenir le responsable de section ainsi que l’équipe dans l’exercice de leurs activités quotidiennes.

• Planifier et organiser les différentes activités de la section (Planification des entretiens, convocations, réservations d’interprètes, préparation des dossiers, etc.):
  • Assurer une assistance au niveau du service courrier et des rendez-vous;
  • Participer à des réunions et rendez-vous et assurer la rédaction, le traitement, la mise en forme de documents (ordres de jour, courriers, mails, comptes-rendus, rapports, listes, etc.);
  • Recueillir et assurer la transmission de l’information en interne et externe;
  • Encoder et importer des données dans des fichiers ou des bases de données et en assurer le contrôle, imprimer et diffuser les listes des données importées.
• Tenir à jour des bases de données:
  • Assurer la tenue, le tri et l’archivage de documents de la section;
  • En fonction des priorités et des absences pour congés, remplacer ou épauler au sein de l’équipe des assistants administratifs;
  • Rapporter régulièrement au responsable sur l'avancement du travail et des rendez-vous prévus.

Profil

Compétences techniques

• Gestion des priorités et gestion du temps;
• Gestion et suivi administratif;
• Communication écrite : rédiger, résumer et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographes et de grammaire;
• Techniques de prise de notes;
• Maîtrise des normes rédactionnelles;
• Capacité d’analyse, de synthèse et d’évaluation;
• Capacité à actualiser ses connaissances;
• Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook);
• Permis B1.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Connaissances approfondies en langues luxembourgeoise, allemande et française (oral et écrit);
• Bonnes connaissances en langue anglaise (oral et écrit);
• Expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans une fonction similaire.

Conditions d’admission

Ce poste est à pourvoir sous le statut d'employé de l'État.

En savoir plus sur le statut d'employé de l'État

Niveau d’études

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.