Gestionnaire d’exécution des aides financières et budget (m/f/d) (réf. G26000730)

Statut : Fonctionnaire, Employé de l'État

Qui recrute ?

Missions

• Contribuer à la mise en place et à la promotion des régimes d’aide, accompagner les équipes des lycées dans leur mise en œuvre et apporter un appui administratif à la gestion du budget de l’administration.

• Aides financières:
  • Traitement et suivi des dossiers :
    • Analyser et traiter les demandes d’aides financières ;
    • Vérifier l’exactitude et la complétude des dossiers soumis ;
    • Assurer le suivi administratif des demandes et informer les parties de l’avancement du dossier ;
    • Communiquer avec les agents de terrain afin de recueillir les informations manquantes ou supplémentaires nécessaires ;
    • Répondre aux questions des agents de terrain et des bénéficiaires relatives aux dispositifs d’aide et aux procédures de demande.
  • Gestion et analyse des données :
    • Assurer la tenue et la mise à jour des bases de données liées aux aides financières ;
    • Produire des rapports statistiques relatifs aux demandes, aux délais de traitement et aux résultats obtenus.
  • Améliorer et innover les processus :
    • Participer à l’évaluation et à l’optimisation des procédures internes ;
    • Proposer et mettre en œuvre de des solutions visant à améliorer l’efficacité administrative ;
    • Contribuer au développement et à l’intégration d’outils numériques innovants, notamment basés sur les technologies digitales et l’intelligence artificielle ;
    • Collaborer avec les équipes informatiques dans le cadre des projets de digitalisation.
• Budget : 
  • Suivi administratif et budgétaire :
    • Assurer le traitement et le suivi des e-factures entrantes ;
    • Encoder les données dans le système SAP/SIFIN ;
    • Mettre à jour les données du fichier interne de suivi budgétaire ;
    • Gérer les fichier CSV et assurer le suivi des retours de la trésorerie ;
    • Assurer les échanges avec la trésorerie concernant la création et la modification des fournisseurs;
    • Gérer les stocks d’exploitation et assurer les contacts avec les fournisseurs.
  • Support à la comptabilité financière :
    • Encoder les données financières dans le tableau interne de suivi ;
    • Contrôler les extraits bancaires et le suivi des paiement effectués ;
    • Préparer les dossiers et pièces justificatives destinés au contrôleur financier.

Profil

Compétences techniques

• Savoir appliquer les procédures législatives, budgétaires et comptables ;
• Avoir au moins 5 ans d’expérience professionnelle dans une domaine similaire (gestion administrative et financière, comptabilité, budgétaire ou gestion d’aides financières) ;
• Savoir lire et comprendre des documents comptables individuels (fiches de salaires, décomptes de l’administration des contributions directes) ;
• Connaître et respecter le fonctionnement et l'organisation interne de l'administration ainsi que l'organigramme avec les différents services ;
• Bonne capacité d’analyse et souci du détail ;
• Aptitude à travailler en équipe et à collaborer avec différents départements ;
• Faire preuve d’un travail autonome ;
• Esprit d’initiative et capacité à proposer des solutions innovantes ;
• Bonne maîtrise des langues luxembourgeoise (C1), française, allemande et anglaise ;
• Maîtrise des logiciels : Word, Excel, PowerPoint, Outlook.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Connaissance du système éducatif luxembourgeois.

Conditions d’admission

Ce poste peut être pourvu sous le statut de fonctionnaire de l'État ou d'employé de l'État. Vous n'avez pas à choisir votre statut au moment de postuler : celui-ci est déterminé au terme du processus de recrutement, en fonction des conditions à remplir pour chaque statut. Le poste est également ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Découvrir les différents statuts
• En savoir plus sur le changement d'administration

Niveau d’études

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives. Ces conditions ne s'appliquent pas dans le cadre d'un changement d'administration.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Aménagements raisonnables

Si vous avez besoin d'un aménagement raisonnable pour passer l'épreuve d'aptitude générale (EAG), contactez-nous à amenagements.eag@cgpo.etat.lu.

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