Secrétaire COSP
Unbefristete Teilzeitstelle (50 %)
2025-129
Die Rehaklinik ist als einziges Krankenhaus des Großherzogtums auf psychiatrische Rehabilitation spezialisiert und ein integraler Bestandteil des seit 1855 bestehenden CHNP. Ihr Auftrag ist es, für jede Person, die ihr zugewiesen wird, einen Platz in der Gesellschaft zu finden, der ein Höchstmaß an Autonomie und Freiheit mit den Bedürfnissen und Fähigkeiten des Einzelnen verbindet. Das Krankenhaus hat es sich zur Aufgabe gemacht, seine Mitarbeiter jederzeit und an jedem Ort, bei der bestmöglichen Betreuung jedes Patienten/Bewohners zu unterstützen. Ebenso wird aber auch die Schaffung einer professionellen, respektvollen, vertrauensvollen und kommunikationsfreundlichen Atmosphäre unterstützt, die auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter bei der Arbeit abzielt.
Das Centre d’Orientation Socio-Professionnelle (COSP) ist eine a.s.b.l. mit Sitz in Lintgen. Ziel des COSP ist es, arbeitssuchende Personen mit dem Status eines anerkannten behinderten Arbeitnehmers und/oder eines umgeschulten Arbeitnehmers zu beurteilen, zu begleiten und zu orientieren. Sie werden Teil eines multidisziplinären Teams aus Ärzten, Jobcoaches, Ergotherapeuten und Verwaltungspersonal. Die Arbeitszeit verteilt sich von Montag bis Freitag (Tage und Stunden werden gemeinsam mit dem Team festgelegt).
Zu Ihren Aufgaben gehört die Sicherstellung der administrativen Abläufe des COSP. Dazu zählen insbesondere der Empfang der Klientinnen und Klienten, die Betreuung der Telefonzentrale, die Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post, die Terminplanung sowie die Verwaltung der Akten.
Sie verfassen und verbreiten die erforderlichen Dokumente und gewährleisten eine professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.
Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem:
Organisation des persönlichen und telefonischen Empfangs;
Orientierung und Information der Teilnehmenden sowie anderer interner oder externer Ansprechpartner;
Koordination des Kalenders und Terminvereinbarung;
Gewährleistung des reibungslosen Ablaufs des Sekretariats;
Verfassen von Korrespondenz, Berichten und Protokollen in Französisch und Deutsch;
Sicherstellung der digitalen und papierbasierten Archivierung;
Administrative Schnittstellenfunktion zwischen dem COSP, dem CHNP und den verschiedenen externen Partnern unter Einhaltung der Vertraulichkeitsstandards, internen Verfahren sowie der Sicherheitsvorschriften für Gesundheitsdaten (DSGVO und Krankenhausvorschriften);
Teilnahme an Teamsitzungen und Arbeitsgruppen;
Schulung und Begleitung neuer Mitarbeitender oder Praktikanten des COSP;
…
Profil:
Sie verfügen mindestens über ein administrativ-kaufmännisches DAP-Diplom oder über ein Abschlusszeugnis der allgemeinen oder technischen Sekundarschule, das im Großherzogtum Luxemburg als gleichwertig anerkannt ist;
Idealerweise haben Sie bereits erste Erfahrung im medizinischen Sekretariat;
Sie sprechen die im Land üblichen Sprachen; Englisch und Portugiesisch sind von Vorteil;
Sie beherrschen MS Office und sind sicher im Umgang mit IT-Tools;
Sie gehen diskret und professionell mit sensiblen Informationen um;
Sie setzen Prioritäten und halten vorgegebene Fristen ein;
Sie arbeiten organisiert und selbstständig und sind gleichzeitig in der Lage, effektiv im Team zusammenzuarbeiten.
Wir bieten Ihnen:
Eine motivierende Beschäftigung in einem respektvollen, dynamischen und herausfordernden Umfeld;
19 Stundenwoche (fir 50%) oder 38 Stundenwoche (fir 100%) Montag bis Freitag;
Vergütung über 13 Monate;
Weiterbildung;
36 Tage Urlaub (Vollzeitäquivalent), Sozialurlaub, ...
Parkplätze…
Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:
Wir weisen Sie darauf hin, dass die Bearbeitung Ihrer, im Rahmen des Auswahl- und Einstellungsverfahrens mitgeteilten, personenbezogenen Daten gemäß dem Informationsblatt über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens erfolgt. Dieses Merkblatt kann auf unserer Website www.chnp.lu eingesehen werden. Wir bitten um Kenntnisnahme, bevor Sie Ihre Bewerbung einreichen.
Bewerbungen sollten aus einem Motivationsschreiben und einem vollständigen Lebenslauf bestehen.
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