Assistant Ressources Humaines (H/F) - 20 heures

Vauban, Ecole et Lycée français de Luxembourg, est un établissement de droit privé, homologué Education nationale française et partenaire dans le réseau AEFE.

Pour l'année scolaire 2025-2026, Vauban compte plus de 2635 élèves répartis dans 105 classes de la Petite Section de maternelle à la classe de Terminale.

A visée internationale, Vauban jouit tant à Luxembourg que dans le réseau AEFE d’une excellente réputation, attestée notamment par ses résultats aux examens et par la qualité de l’orientation de ses élèves après le baccalauréat.

L’ambition de l’Etablissement est celle d’un enseignement rigoureux, plurilingue et innovant porté par une équipe bienveillante et ouverte à la pluralité des profils des élèves au service de la meilleure réussite pour chacun. Vauban entend favoriser la culture de l’engagement, de la solidarité et de l’ouverture aux autres.

Vauban recherche : 

- Un Assistant Ressources Humaines (H/F) - Poste à pourvoir dès que possible en CDI à temps partiel (20h par semaine sur 4 ou 5 jours à convenir). 

Mission : 

Rattaché(e) au Directeur des Ressources Humaines de Vauban et membre d’une équipe RH de 7 personnes, l’Assistant RH (H/F) intervient principalement sur les volets Recrutement et Formation. Chaque année, il/elle aura pour mission de contribuer au bon déroulement de la campagne de recrutement et d’aider au déploiement du plan de formation. 

L’assistant(e) RH recruté(e) intervient dans le respect des techniques, des règles et des procédures émanant à la fois de la législation en vigueur au Luxembourg et de la Convention Collective de Travail de l’établissement. 

Activités :

Recrutement : 

En collaboration avec la personne en charge du recrutement, vous assurez de février à juillet de chaque année scolaire, les activités suivantes : 

- Traitement des candidatures via l’outil de recrutement : tri des candidatures, présélection, envoi aux N+1, pré-chiffrage salarial, 

- Suivi administratif des candidatures, 

- Organisation des entretiens téléphoniques, virtuels et physiques avec les candidats,

- Recueil de documents administratifs en vue d’une embauche, 

- Réponses aux candidats, 

- Accompagnement à la mobilité (informations liées à l’installation au Luxembourg et dans la Grande Région), 

- Aide aux utilisateurs quant à l’utilisation de leur espace candidat, 

- Gestion de la boîte mail « Recrutement », 

- Gestion de l’intérim (si applicable). 

Formation : 

En collaboration avec la personne en charge de la formation, vous assurez de septembre à janvier de chaque année scolaire, les activités suivantes : 

- Saisie des formations dans le catalogue, création des sessions de formation et enregistrement des participants dans le SIRH, 

- Encodage d’informations dans différentes bases de données (logiciels internes AEFE : Mage et Atena, plateforme de voyage),

- Gestion de la logistique associée à l’organisation des formations se déroulant au sein de l’établissement (réservation de salle, liste d’émargement, commande des petits déjeuners et des repas, code wifi, badges), 

- Gestion des missions AEFE, 

- Organisation des départs en formation pour les formations externes (transport, hébergement etc) via la plateforme de voyage ainsi que pour les formateurs intervenant dans l’établissement. 

- Vérification de la présence des salariés inscrits et suivi des listes d’émargement, 

- Suivi des factures,

- Aide aux utilisateurs / helpdesk quant à l’utilisation des différentes plateformes, 

- Gestion de la boîte mail « Formation »,

- Mise à jour d’informations diverses. 

Connaissances et compétences souhaitées :

- Titulaire d’un diplôme de niveau Bac +2 à Bac+3 en Gestion administrative ou Gestion des Ressources Humaines.

- Expérience confirmée de 2 ans minimum en tant qu’Assistant RH. 

- Une expérience préalable au Luxembourg est requise, de préférence dans un service recrutement et/ou formation en interne. 

-Très bonnes connaissances du droit du travail luxembourgeois et du cadre juridique et fiscal en vigueur au Luxembourg. 

- Avoir suivi une formation en droit du travail luxembourgeois est un atout. 

-Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Outlook, Teams). 

-La connaissance du SIRH MPLEO est un atout. 

- Français courant et anglais technique, toute autre langue sera considérée comme un atout. 

- Une bonne connaissance du fonctionnement du système éducatif français est un atout. 

Qualités requises : 

- Capacités d’organisation, autonomie et rigueur. 

- Capacités d’adaptation, d’anticipation et de réactivité. 

- Esprit d’équipe et très bon relationnel. 

- Capacité à coordonner différents interlocuteurs. 

- Sens du service interne, pragmatisme et pédagogie. 

- Intérêt pour le secteur de l’éducation. 

Nos avantages : 

- Horaire mobile et flexibilité du travail

- 45 jours de congés payés par an (selon CCT) proratisés en fonction du temps de présence 

- Possibilité de télétravail (selon limites fiscales)

Nous invitons les personnes qui se reconnaissent dans ce profil à envoyer leur candidature en incluant un CV et une lettre de motivation, ainsi tout autre élément susceptible d’appuyer leur candidature (reconnaissance de diplôme, lettre de recommandation…).