Un responsable adjoint de la recette communale (m/f)

L'administration communale de la Ville de Luxembourg se propose de recruter pour les besoins de la Recette communale

un responsable adjoint (m/f)

1. dans le régime du salarié, à plein temps, sous contrat à durée indéterminée et rémunéré par analogie au « groupe d’indemnité A1, sous-groupe administratif » de l’employé communal. Les candidats doivent être titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du Grand-Duché du Luxembourg et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un « Master » en économie, finances, gestion, droit ou similaire et faire preuve d’une connaissance adéquate des trois langues administratives (français, allemand et luxembourgeois) telles que définies par la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues.

Missions, tâches et profil :

Gestion comptable

1. Assurer la double signature des opérations financières via la plateforme Multiline, en collaboration avec le receveur
2. Gérer les saisies/cessions sur rémunérations du personnel VDL, en coordination avec le receveur
3. Gérer les garanties bancaires transmises par les différents services VDL, en collaboration avec le receveur
4. Générer les runs de relances dans SAP et contrôle de leur exactitude
5. Prendre en charge les demandes d’annulation et de rectification des écritures comptables (postes OP) provenant des différents services de la VDL
6. Assurer le suivi des contrats Multiline et Luxtrust
7. Traiter les listes des non-enrôlés et impayés dans le logiciel SAP
8. Demander les titres de recette auprès des services ordonnateurs
9. Imputation et rapprochement des non-enrôlés
10. Traiter et suivre les demandes de remboursement doubles emplois et trop payés
11. Mettre en place et suivre les plans d'apurement/délais de paiement

Gestion des administrés et autres requêtes

1. Gérer les courriels entrants (traitement ou redistribution aux gestionnaires)
2. Traiter les courriers des administrés/citoyens
3. Traiter le courrier interne émanant des services de la VdL
4. Gérer les retours de courrier et les recherches d'adresse
5. Rédiger les lettres destinées aux clients
6. Analyser et faire le suivi des courriers de la part des clients
7. Traiter les appels téléphoniques (demandes/réclamations externes et internes)
8. Recevoir et accompagner les clients se présentant au guichet
9. Faire l’expédition des rappels et derniers avertissements
10. Traiter les requêtes/demandes d'affiliation à la Sécurité sociale

Suivi procédures judiciaires

1. Préparer les dossiers destinés aux Justices de Paix et Tribunaux d'arrondissement
2. Elaborer et transmettre les requêtes (saisie-arrêt spéciale, ordonnance de paiement et autres procédures judiciaires)
3. Assurer le suivi rigoureux des dossiers en cours
4. Enregistrer les requêtes dans l'application interne "Saisies et Ordonnances"
5. Constituer et instruire les dossiers judiciaires en conformité avec les exigences légales et procédurales
6. Préparer les notes de plaidoiries
7. Représenter la Ville devant les tribunaux

Concertation et projets

1. Participer aux réunions internes avec d’autres services de la VdL
2. Participer aux réunions externes
3. Contribuer activement aux groupes de travail impliquant la Ville ou le service, en apportant expertise et suivi
4. Participer aux comités de projet ou de pilotage relatifs aux projets incluant le service, en assurant la coordination et le reporting

Encadrement de l’équipe

1. Coordonner l’activité de l’équipe de la Recette communale en lien avec le receveur général
2. Être le point de référence, en collaboration avec le receveur général, pour les membres de l’équipe en matière administrative et financière
3. Veiller au respect des délais et procédures, en collaboration avec le receveur général
4. Assurer la disponibilité auprès de l’équipe pour répondre aux questions et trouver des solutions opérationnelles
5. Assurer le remplacement du receveur général lors de son absence.

Profil :

1. pouvoir se prévaloir d’une expérience de 5 années au moins en gestion d’entreprise, finances, secteur bancaire ou équivalent ;
2. des connaissances en matière juridique de recouvrement constituent un réel atout ;
3. faire preuve de rigueur, de méthode et de précision ;
4. faire preuve de discrétion et de fiabilité ;
5. avoir de très bonnes compétences d'information, de communication et de rédaction ;
6. disposer d'un esprit d'organisation et de coordination ;
7. disposer de très bonnes facultés d’analyse et de synthèse ;
8. être autonome et avoir le sens des responsabilités ;
9. avoir une bonne faculté de travail en équipe et d’encadrement d’équipe ;
10. disposer d’une bonne attitude de service au client ;
11. disposer d’une bonne faculté de gestion du temps et de hiérarchisation des tâches ;
12. disposer de sens de l’initiative, flexibilité et grande disponibilité ;
13. avoir une excellente maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, …) ;
14. la connaissance de SAP constitue un atout.

La demande, adressée au collège des bourgmestre et échevins, est à envoyer par voie électronique, en remplissant le formulaire de candidature sur jobs.vdl.lu