Team Assistant

About the job

Vialegis is a boutique recruitment firm – part of House of HR group -exclusively dedicated to Legal, Tax & Compliance professionals. Founded in Belgium in 2003, we also operate in Luxembourg, the Netherlands and Germany.

On behalf of a leading international law firm, we are currently looking for an Office Assistant to join their Luxembourg-based team.

Your role:

• Provide proactive end‑to‑end operational support to lawyers, including diary management, travel coordination, billing assistance, expenses, and matter administration.

• Support reception duties (front‑desk coordination, meeting logistics, client greeting) while ensuring seamless collaboration with lawyers and business services teams.

• Manage time entries, engagement letters, electronic filing, including support with RCS filings, and ensure accurate document and workflow management in line with firm standards.

• Assist with document preparation, pitches, client intelligence, CRM updates and the organisation of small client events.

Your profile:

• Prior experience as a administrative assistant, receptionist, or team assistant within a law firm or professional services environment, supporting senior fee earners in a fast-paced, client-facing setting.

• Fluency in English and French; additional languages are an asset.

• Strong command of Microsoft Office and familiarity with key legal support tools (time capture, billing, CRM such as Interaction).

• Excellent organisational skills, high attention to detail, resilience under pressure, and a proactive, collaborative mindset.