Gestionnaire administratif: stages et équipements numériques (m/f/d) (réf. G26000821)

Statut : Employé de l'État, Fonctionnaire

Qui recrute ?

Missions

• Stages de formation (50 %):
  • Assurer les contacts avec l’Office des stages, les entreprises, les élèves et les tuteurs et les informer des modalités des stages et des responsabilités de chacun;
  • Rédiger les conventions de stages, préparer les carnets de stage et proposer la répartition des stagiaires entre les enseignants;
  • Actualiser la base de données, contrôler, numériser et archiver les rapports et évaluations;
  • Préparer les réunions relatives aux stages et en rédiger les comptes rendus;
  • Accompagner le traitement des difficultés et litiges en lien avec les interlocuteurs concernés;
  • Recueillir les retours, contribuer à l’évaluation de la qualité des stages, proposer des améliorations et participer au développement des partenariats.
• Gestion administrative des iPads (50 %):
  • Préparer les contrats destinés aux élèves et aux parents, suivre les signatures, effectuer les relances et expliquer les démarches;
  • Recenser les besoins, préparer les commandes, contrôler les livraisons et assurer le suivi des stocks;
  • Organiser la distribution, les retours, les prêts et les échanges des appareils;
  • Actualiser l’inventaire, les numéros de série et les affectations en collaboration avec les techniciens;
  • Assurer le suivi administratif des incidents liés aux appareils et informer les élèves des démarches à suivre.

Profil

Compétences techniques

• Maîtrise de Word, notamment du publipostage, d’Excel (formules de base, tris, filtres et tableaux de suivi), d’Outlook et de Microsoft 365;
• Bonne connaissance des appareils Apple, en particulier des iPads et de leur utilisation;
• Bonnes capacités rédactionnelles et aptitude à produire des documents clairs et structurés ; rigueur dans la saisie, la vérification et l’actualisation des données ainsi que dans l’organisation, la numérisation et l’archivage des documents;
• Capacité à apprendre de nouveaux logiciels et les procédures internes, dans le respect de la confidentialité et des principes de protection des données.

Compétences comportementales

• Capacité d’analyse, vue d’ensemble des dossiers, organisation et gestion des priorités des deux volets;
• Communication claire, coopération et partage du savoir-faire ; aisance avec les élèves, écoute, patience et pédagogie dans des échanges adaptés à leur âge;
• Courtoisie et professionnalisme envers les élèves, parents, tuteurs et entreprises ; rigueur, discrétion et sens des responsabilités;
• Gestion du stress, ouverture, implication et volonté de développer ses compétences par les formations nécessaires.

Atouts

• Une expérience en gestion de stages ou en relations avec les entreprises, ainsi qu’en inventaire, gestion de prêts ou suivi de matériel numérique constitue un atout. S’y ajoutent la familiarité avec les iPads et les démarches administratives avec le CGIE, ainsi que l’aisance dans la création et l’amélioration de tableaux de suivi et de procédures.

Conditions d’admission

Ce poste peut être pourvu sous le statut de fonctionnaire de l'État ou d'employé de l'État. Vous n'avez pas à choisir votre statut au moment de postuler : celui-ci est déterminé au terme du processus de recrutement, en fonction des conditions à remplir pour chaque statut. Le poste est également ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

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• En savoir plus sur le changement d'administration

Niveau d’études

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives. Ces conditions ne s'appliquent pas dans le cadre d'un changement d'administration.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Aménagements raisonnables

Si vous avez besoin d'un aménagement raisonnable pour passer l'épreuve d'aptitude générale (EAG), contactez-nous à amenagements.eag@cgpo.etat.lu.

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