Employée administrative aux Archives médicales m/f/x

L’employé administratif aux archives médicales veille à la conservation et à la mise à disposition des documents médicaux et de soins réunis dans les dossiers des patients, afin de permettre la continuité des soins tout en respectant le cadre légal de conservation des documents.

En liaison avec les secrétariats médicaux, il contribue à la prise en charge efficiente du patient.

L’employé administratif aux archives médicales est chargé de distribuer et récupérer les dossiers stationnaires dans les secrétariats médicaux, et de numériser les éléments du dossier patient selon les procédures en vigueur.

• Maîtriser la configuration et l’organisation du service d’affectation et de l’institution.
• Définir, organiser et planifier les différents actes administratifs relatifs au dossier du patient dans les délais impartis, et dans le respect des procédures existantes dans le service.
• S’assurer du bon déroulement des actes administratifs réalisés, et évaluer le travail réalisé par rapport aux objectifs issus du besoin du patient, du médecin … et alerter les responsables en cas de difficulté.
• Savoir gérer son temps en organisant et en priorisant les tâches prioritaires et secondaires.
• Gérer plusieurs tâches administratives en même temps.
• Organiser la gestion du matériel selon les procédures mises en place (avis technique, commande d’économat).
• Appliquer avec rigueur les différentes procédures définies dans le service.
• Ecouter son interlocuteur en étant attentif et serviable, le questionner et recueillir les informations sur son besoin.
• Construire et instaurer le dialogue, créer la confiance, faire preuve de discrétion, respecter les règles de confidentialité.
• Coordonner et transmettre des informations au patient, à l’équipe pluridisciplinaire, aux services d’appui et aux liaisons externes en fonction des procédures.
• S’assurer de la bonne diffusion et de la bonne compréhension de l’information transmise, en adaptant son discours selon l’interlocuteur.
• Participer à la rédaction des procédures du service.

Vous êtes titulaire d’un diplôme DAP ou BAC ou équivalent et vous justifiez d’une expérience professionnelle en secrétariat médical.

Vous avez des connaissances techniques des processus (RV, admissions, courrier, dossiers, facturation).

Vous possédez des compétences d’organisation, de priorisation et d’adaptation.

Vous maîtrisez les logiciels bureautiques MS Office, notamment Excel, Word, mais aussi SAP R/3, Endobase, Iplan, EI-Pacs, Metavision, Opera, Medifirst, Digicare, Outlook

Vous maîtriser le français, l’anglais, le luxembourgeois et l’allemand. La connaissance de toute autre langue est considérée comme un avantage.

Vous êtes reconnu pour vos qualités personnelles de travail en équipe, de communication, de pro activité, d’autonomie, de sens de l’accueil, de discrétion, de la priorité, d’initiative, d’écoute et le respect de la confidentialité. 

 

Vous disposer d'une formation dans la prise en charge de l’urgence vitale.

Un environnement professionnel multiculturel et dynamique.

Un salaire et les avantages d’une convention collective attractive.

La perspective d’un nouveau cadre de travail digitalisé et ultramoderne avec l’exploitation d’un tout nouvel hôpital à partir de 2029.

Un accueil et un accompagnement individualisé durant votre prise de fonction.

Des possibilités d’évolution professionnelle via une offre de formation continue.

 

Un cadre de vie et de travail agréables,

Les commodités d’une crèche à l’hôpital et d’une salle de sport.

Des activités de vie sociale favorisant le bien-être du personnel et l’équilibre vie privée-vie professionnelle.

Une évolution au sein d’une organisation orientée sur des valeurs humaines fortes.

Durée de validité de l'offre : 09/11/2026