Assistant(e) de Direction et Administratif(ve)

Mission générale

En tant qu'Assistant(e) de Direction et Administratif(ve), vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement du bureau en apportant un soutien administratif, organisationnel et opérationnel aux associés et aux équipes. Vous serez le point de contact privilégié pour l’accueil des visiteurs pour la gestion des tâches administratives, et fournisseurs.

Missions principales:

Assistanat de Direction

• Gestion des agendas de la Direction, suivi des emails et gestion des signataires.
• Préparation de courriers, dossiers et documents administratifs.
• Gestion et distribution du courrier (collecte, scan, distribution).
• Permanence téléphonique : réception, filtrage et dispatching des appels.
• Gestion des salles de réunion et coordination des rendez-vous
• Accueil des visiteurs et prestataires externes.

Assistanat Administratif

• Appui au suivi de la facturation client, relances et transmission à la fiduciaire
• Suivi et encodage des factures fournisseurs.
• Interface avec les fournisseurs pour commandes et prestations d’entretien du bâtiment récurrentes.
• Gestion des commandes de fournitures et support à l’organisation d’événements internes.
• Gestion des relations avec les propriétaires et locataires et prestataires pour l’entretien du bâtiment (pannes, réparations,…). Suivi des factures et paiements.

Assistanat Secrétariat aux Architectes

• Programmation des rendez-vous, courriers, dossiers.
• Collecte des certificats de permis de construire / extraits cadastraux/ …
• Support à l’obtention des documents Concours.
• Encodage et mise à jour des données administratives.

Profil recherché

• Formation en assistanat, administration ou équivalent.
• Excellentes maîtrise du Français, Allemand et du Luxembourgeois obligatoire.
• Expérience de 2 à 5 ans dans un poste similaire, idéalement dans un environnement dynamique.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie.
• Excellentes capacités relationnelles et discrétion professionnelle.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.