Nous recherchons une véritable personne de confiance, capable de devenir le bras droit organisationnel de notre CEO. Au-delà de l'exécution des demandes, vous êtes la personne à qui l'on confie un problème et qui revient avec une solution, en toute autonomie.

Martelange.lu est une entreprise dynamique située à Martelange, à la frontière belgoluxembourgeoise. Le CEO dirige plusieurs sociétés aux activités commerciales, immobilières et opérationnelles différentes, entre la Belgique et le Luxembourg. Vous évoluerez dans cet environnement multisociétés, avec de nombreux interlocuteurs internes et externes.

Votre mission : libérer le CEO des contraintes organisationnelles, administratives et logistiques, tant professionnelles que personnelles, en assurant une prise en charge proactive, autonome et rigoureuse de chaque demande, jusqu'à sa résolution complète. Vous savez distinguer les décisions qui nécessitent réellement l'intervention du CEO de celles que vous pouvez prendre vous-même, dans un cadre de responsabilité clairement défini.

Responsabilités principales:

1) Gestion autonome des dossiers : prendre en charge intégralement les dossiers confiés, sans supervision permanente, et en assurer le suivi systématique jusqu'à leur résolution. Aucune demande ne reste sans réponse, aucun dossier sans conclusion.

2) Agenda et priorités : gérer et protéger l'agenda du CEO, arbitrer les priorités, anticiper les conflits et réorganiser rapidement en cas d'imprévu.

3) Réunions et suivi des décisions : préparer les réunions (ordres du jour, documents, chiffres), rédiger les comptes rendus et relancer les interlocuteurs jusqu'à l'exécution des décisions et des engagements. 4) Coordination transversale : assurer la liaison entre le CEO, les responsables des différentes sociétés du groupe et les partenaires externes (clients, fournisseurs, banques, conseillers).

5) Communication : trier et traiter les e-mails et appels, répondre directement lorsque c'est possible, rédiger courriers et messages, et filtrer ce qui doit réellement remonter au CEO.

6) Déplacements, voyages et dîners : organiser de A à Z les déplacements professionnels et internationaux, rendez-vous, événements et dîners, en réglant chaque détail pratique (transport, hôtel, réservations, documents).

7) Administration : gérer les dossiers, contrats, notes de frais et le suivi des factures pour les différentes sociétés ; garder une documentation organisée et facile à retrouver.

8) Gestion personnelle et conciergerie privée : organisation des déplacements privés, réservations, coordination de prestataires, suivi de travaux et d'interventions, rendez-vous personnels (banque, administrations), gestion des demandes personnelles et de toute question logistique du quotidien. Ces missions s'exercent dans un cadre professionnel défini, avec des règles de confidentialité et des limites claires.

Compétences clés :

Autonomie et capacité à décider : vous prenez des initiatives et des décisions dans un périmètre de responsabilité convenu, sans attendre d'instructions.
Débrouillardise : vous trouvez rapidement une solution, même dans une situation inhabituelle.
Excellentes capacités d'organisation : vous planifiez, structurez et gérez de nombreux sujets en parallèle sans perdre le fil.
Mémoire et suivi : vous apprenez progressivement les habitudes, les préférences et le fonctionnement du CEO, et vous les intégrez durablement dans votre manière de travailler.
Sens des priorités : vous distinguez ce qui est réellement urgent de ce qui peut attendre.
Sens du service : vous comprenez les exigences d'un dirigeant et y répondez avec efficacité et bon sens.
Discrétion absolue : vous traitez les informations professionnelles et privées avec une confidentialité totale.
Réactivité : vous vous adaptez à un agenda évolutif, gérez les imprévus et répondez rapidement aux demandes urgentes.

Votre profil:

Expérience confirmée d'au moins cinq ans en assistanat de direction, en assistanat personnel auprès d'un dirigeant ou dans un environnement particulièrement exigeant. Une candidature exceptionnelle ne remplissant pas strictement ce critère sera également étudiée.
Recul, intelligence pratique, bon sens et fiabilité : ces qualités comptent autant que les compétences administratives.
Excellente maîtrise du français, à l'écrit comme à l'oral, et bonne maîtrise de l'anglais.
À l'aise avec Microsoft Office Outlook, Excel, Word, PowerPoint) et les outils numériques.

Ce que nous offrons :

Une fonction de confiance, en contact direct et quotidien avec la direction générale.
De vraies responsabilités et une réelle autonomie, avec la liberté d'organiser votre travail et de prendre des décisions.
Une grande diversité de missions, entre plusieurs sociétés, la Belgique et le Luxembourg, le professionnel et le privé.
Une rémunération à la hauteur des exigences du poste, assortie d'avantages.

Comment postuler : Envoyez votre CV et une courte lettre de motivation à rh@martelange.lu, avec pour objet « Personal Assistant ». Dans votre lettre, décrivez une situation où vous avez résolu seul(e) un problème complexe ou inattendu. Les candidatures sont traitées en toute confidentialité. Nous examinons toutes les candidatures sur la seule base des compétences et de l'expérience, sans distinction de genre, d'âge, d'origine ou de tout autre critère.

Assistant(e) personnel(le) du CEO (H/F/X)

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