Appel à candidatures - Agent administratif B1/A2 (m/f/d) (CDI 40hrs)

L’Administration communale de Steinfort (ACS) organise le vivre‑ensemble et représente les habitants de Steinfort, Hagen, Kleinbettingen et Grass. Sous la coordination du Collège des bourgmestre et échevins, elle constitue le premier point de contact pour les citoyens et assure l’ensemble des services communaux.

Avec près de 160 collaborateurs actifs dans des domaines variés – administratif, financier, technique ou éducatif – l’ACS offre un environnement de travail moderne, diversifié et stable, ainsi que les avantages du secteur communal luxembourgeois. Les agents bénéficient également d’un cadre agréable : commerces et restaurants à proximité, piscine communale rénovée, espaces verts, sentiers et piste cyclable pour se détendre pendant la pause ou après le travail.

Envie de rejoindre une équipe dynamique et de contribuer au fonctionnement de la commune de Steinfort ? N’hésitez pas à postuler !

La commune de Steinfort lance un appel à candidatures pour son service Secrétariat général :

1 Agent administratif (m/f/d)

soit sous le statut du fonctionnaire communal

groupe de traitement B1 ou A2, sous-groupe administratif

soit sous le régime de l’employé communal

groupe d'indemnité B1 ou A2, sous-groupe administratif

à raison de 40 heures/semaine et à durée indéterminée

Profil :

Formation

Les candidat.es doivent être en possession :

• soit d'un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du Grand-Duché de Luxembourg et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un « Bachelor » ou équivalent classé au niveau 6 du cadre luxembourgeois des qualifications (A2) ;

• soit d’un diplôme de fin d'études secondaires ou équivalent classé au niveau 4 du cadre luxembourgeois des qualifications (B1)

Pour pouvoir postuler pour le statut du fonctionnaire communal :

• Avoir réussi à l’examen d’admissibilité (groupe de traitement B1 ou A2 sous-groupe administratif)

  ou

• Avoir réussi à l’examen d’admission définitive (groupe de traitement B1 ou A2, sous-groupe administratif)

Compétences linguistiques

• Maîtrise parfaite du luxembourgeois, du français et de l’allemand (écrit et oral).

Compétences professionnelles

• Capacité à organiser, structurer et prioriser des tâches variées.

• Capacité d’analyse et de synthèse (notes, courriers, tableaux de bord).

• Aptitude à contribuer à la coordination administrative et à la gestion de projets transversaux.

Compétences comportementales

• Sens de l’organisation, rigueur, fiabilité et autonomie.

• Aptitude à communiquer clairement et à travailler en équipe.

• Intégration rapide dans une équipe existante, comportement professionnel constant.

• Discrétion, loyauté institutionnelle, respect des procédures.

• Esprit d’initiative et capacité à contribuer au pilotage de projets internes.

Compétences techniques

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (suite Microsoft Office, messagerie).

• Intérêt marqué pour la digitalisation, la gestion électronique des documents (GED) et l’archivage.

• Connaissance de la législation communale et du fonctionnement des institutions publiques luxembourgeoises (atout).

Expérience professionnelle (atout)

• Expérience dans une administration publique, la gestion de projets ou la coordination administrative.

Rôles et tâches :

Gestion et optimisation des flux administratifs

• Mettre en place et maintenir des standards internes (modèles, procédures, checklists, circuits de validation).

• Assurer le suivi administratif de dossiers transversaux (collecte, consolidation, notes, tableaux de bord).

• Contribuer à l’amélioration continue des flux administratifs : simplification, standardisation, documentation.

• Organiser et sécuriser le traitement du courrier entrant et sortant : tri, qualification, enregistrement, traçabilité, distribution, suivi des délais, relances, clôture, archivage.

Projets transversaux

• Assurer le lien fonctionnel entre le Secrétariat général et les autres départements/services.

• Contribuer aux projets de modernisation : GED, digitalisation, standardisation documentaire.

• Participer à l’analyse et l’amélioration des processus internes (observations, propositions, documentation).

• Coordonner certaines actions : réunions de travail, suivi des décisions, reporting d’avancement.

Appui au Secrétariat général

• Gérer quotidiennement le courrier entrant et sortant.

• Rédiger la correspondance courante.

• Préparer des synthèses, analyses et documents d’aide à la décision.

• Organiser des réunions : ordres du jour, logistique, comptes rendus, actions.

• Suivre, classer et archiver les dossiers papier et numériques.

• Aider à la préparation et l’organisation des séances du Collège des bourgmestre et échevins et du Conseil communal (convocations, ODJ, dossiers).

• Exécuter diverses tâches administratives selon les besoins du service.

(liste non exhaustive)