Agent administratif au secrétariat général

APPEL A CANDIDATURE

La commune de Wiltz envisage le recrutement d’un agent administratif (m/f) pour les besoins du Service « Secrétariat général » volet enseignement communal.

Taux d’occupation : 100%.

Entrée en fonction : à convenir

Statut : fonctionnaire communal

Carrière : groupe de traitement C1, sous-groupe administratif ou groupe de traitement B1, sous-groupe administratif

Durée : indéterminée

Rôles et tâches

Gestion et suivi administratif des dossiers du secrétariat général

• Réceptionner, vérifier, préparer et assurer le suivi des demandes, courriers et dossiers relevant du secrétariat général ;

• Préparer les dossiers destinés au collège des bourgmestre et échevins et au conseil communal, en rassemblant les documents et informations nécessaires ;

• Participer à la préparation et à la rédaction des projets de délibérations et autres documents soumis aux autorités communales, selon les instructions reçues ;

• Rédiger et mettre en forme les courriers, documents et communications administratives ;

• Assurer la transmission et le suivi administratif des décisions dans le cadre des dossiers confiés ;

• Consulter les dispositions légales et réglementaires nécessaires au traitement des dossiers et appliquer les procédures correspondantes ;

• Collaborer avec les services communaux et les interlocuteurs concernés et informer le supérieur hiérarchique de l’avancement des dossiers confiés.

 Communication et renseignements liés aux dossiers du service

• Répondre aux appels téléphoniques, courriels et demandes concernant les dossiers suivis par le secrétariat général ;

• Fournir les renseignements et explications nécessaires concernant les dossiers traités, les démarches administratives et les procédures applicables ;

• Transmettre les demandes et messages aux collaborateurs concernés et assurer, si nécessaire, leur suivi.

Organisation et suivi administratif des réunions

• Participer, selon les besoins du service, à l’organisation des réunions internes et externes relevant des activités du secrétariat général ;

• Assurer la préparation administrative et logistique des réunions ainsi que la transmission des invitations et documents nécessaires ;

• Rédiger, le cas échéant, des comptes rendus et assurer le suivi administratif des réunions dans le cadre des missions confiées.

Gestion des données et de la documentation

• Assurer l’encodage, le traitement et la mise à jour des données dans les fichiers et bases de données du service ;

• Assurer le classement, l’organisation et l’archivage des documents et dossiers administratifs, conformément aux procédures internes ;

• Respecter les règles relatives à la confidentialité, à la protection des données personnelles et à la conservation des documents.

Soutien administratif général

• Apporter un soutien administratif aux activités du secrétariat général, en fonction des besoins du service

• Effectuer toute autre tâche administrative confiée par le supérieur hiérarchique, dans le cadre des compétences de l’agent et des nécessités du service.

Compétences techniques

Législations et réglementation

• Connaître les principes généraux de l’organisation et du fonctionnement des communes au Luxembourg.

• Connaître et savoir appliquer les dispositions légales et réglementaires nécessaires au traitement des dossiers confiés ;

• Respecter les règles relatives à la confidentialité et à la protection des données personnelles.

 Procédures internes/méthodologie

• Connaître les procédures administratives internes et les processus de préparation et de suivi des décisions communales ;

• Savoir organiser son travail, gérer les priorités et respecter les délais ;

• Être capable de travailler de manière autonome dans le cadre des instructions reçues.

 Aptitudes techniques

• Disposer d'une bonne capacité d'analyse, de synthèse et de rédaction administrative ;

• Faire preuve de rigueur, de précision et d’organisation dans le traitement des dossiers ;

• Maîtriser la présentation et la mise en forme des documents administratifs.

Outils bureautiques et logiciels administratifs

• Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, etc.) et les outils de gestion électronique des documents.

• Être capable de prendre en main et d’utiliser les logiciels administratifs employés par la commune (GESCOM, SIGCOM, etc.)

• Savoir utiliser les équipements bureautiques nécessaires aux missions administratives.

Compétences linguistiques

• Disposer de bonnes capacités de communication orale et écrite en luxembourgeois, français et allemand ;

• Posséder des connaissances en anglais constituant un atout

Compétences comportementales

• Faire preuve de professionnalisme, de rigueur et de ponctualité dans l’exercice de ses fonctions ;

• Avoir un bon esprit d’équipe et entretenir des relations de travail respectueuses et constructives ;

• Disposer de bonnes capacités de communication avec les interlocuteurs internes et externes ;

• Faire preuve de discrétion, de confidentialité et d’un sens des responsabilités ;

• Faire preuve de flexibilité, de polyvalence et d’adaptabilité dans l’exécution des tâches confiées ;

• Faire preuve d’autonomie et d’initiative dans le respect des instructions du supérieur hiérarchique.

Les candidat(e)s sont invité(e)s à adresser leur demande accompagnée des pièces à l’appui, pour le 14 novembre 2026 au plus tard, au Collège des Bourgmestre et Echevins de la Commune de Wiltz.

Le bureau du personnel se tient à votre disposition pour toute information complémentaire : Tél. : 95 99 39 – 238 / 270 / 247 bureau du personnel. Courriel : rh@wiltz.lu

Wiltz, le 23 octobre 2026

Le collège des bourgmestre et échevins