Administrative Assistant - Legal (m/f/n)

Département : Legal | Lieu : Esch-sur-Alzette | Contrat : CDI | Demande de personnel N°19939

Vos tâches

Au sein du département Legal de la holding du Groupe Encevo

• Vous êtes en charge de la gestion quotidienne administrative du département (tenue et classement de dossiers, gestion d’agendas, organisation des réunions et des déplacements, mise en forme de documents/présentation, suivi de délais, gestion des demandes IT, commande et gestion du matériel, etc.)

• Vous êtes en charge de la partie administrative du budget du département Legal (respect des procédures internes d’achat et de suivi de budget, gestion et suivi de la facturation avec les prestataires externes (en particulier avocats) dans SAP et autres outils internes, mise en place des lettres d’engagement, préparation des factures pour validation et mise en paiement, support pour les notes de frais et décomptes de cartes de crédit de l’équipe, etc.)

• Vous assistez dans la collecte et l’établissement des documents de reporting interne

• Vous êtes responsable de l’archivage des documents originaux du département Legal et êtes le point de contact pour les autres départements

• Vous collectez, classez et archivez toutes les informations législatives et règlementaires reçues et vous participez activement à la procédure « Legal Watch » du département

• Vous effectuez des recherches sur des sites de publication de jurisprudence ou réglementaires, RCS ou autres à la demande des juristes

• Vous vous assurez que toutes les correspondances sont en conformité avec l’image qualitative de la société et du département

Votre profil

• Vous êtes détenteur d’un diplôme de fin d’études secondaires division administrative ou équivalent

• Vous avez une première expérience d’au moins deux ans dans un poste d’assistant juridique en cabinet d’avocat ou entreprise

• Maîtrise parfaite des outils informatiques Windows et bonne connaissance SAP

• Précision, rigueur, orthographe irréprochable, autonomie et gestion des priorités sont vos points forts

• Sens aigu de la discrétion, confidentialité, esprit organisationnel et écoute active vous caractérisent

• Vous maîtrisez, tant à l’oral qu’à l’écrit, les langues française et anglaise. La connaissance de l’allemand et/ou du luxembourgeois constitue un atout.

Notre offre

• L’opportunité de travailler pour un Groupe engagé dans la transition énergétique

• Une grande stabilité d'emploi et la possibilité d'évoluer au sein du Groupe

• Une culture d’entreprise positive avec des valeurs fortes

• Un salaire compétitif avec une évolution salariale annuelle, un bonus et une gratification

• De nombreux autres avantages tels que qu’une assurance santé complémentaire, un plan pension, 34 jours de congé, un parking privé, un restaurant d’entreprise, des chèques-repas, etc.

Pour les candidatures externes, une copie récente de l’extrait du casier judiciaire vous sera demandée en cas d’invitation à un entretien d’embauche.