Executive Assistant

LA CHAMBRE DE COMMERCE SE PROPOSE D’ENGAGER

Un.e Executive Assistant

à temps plein et à durée indéterminée

La Chambre de Commerce est l’institution phare des entreprises et de l’économie du Luxembourg, regroupant l’ensemble des entreprises luxembourgeoises exerçant des activités industrielles, commerciales, financières, de services et émanant du secteur de l’Horeca.

Elle représente aujourd’hui quelques 100.000 entreprises, qui totalisent 80% du PIB luxembourgeois et 75% du total de l’emploi salarié.

En tant qu’Executive Assistant, vous occuperez un rôle transversal qui vous permettra d’avoir une vue complète sur nos activités. Vous aurez l’occasion d’évoluer dans un environnement tant intéressant que diversifié tout en enrichissant vos connaissances sur l’écosystème luxembourgeois.

RESPONSABILITÉS

• Assurer la gestion de l'agenda du CEO, incluant la prise de rendez-vous, la préparation des dossiers, le suivi des actions décidées, et l’élaboration de certaines interventions.
• Effectuer une veille active sur les dossiers stratégiques et, si nécessaire, coordonner ou suivre certains dossiers thématiques en collaboration avec la Direction générale et les directeurs/heads of departments concernés.
• Contribuer occasionnellement à l’organisation des comités de direction et des assemblées plénières : préparation de l’ordre du jour, rédaction des comptes rendus, suivi des décisions prises, etc.
• Faciliter la circulation des informations pertinentes auprès des collaborateurs pour garantir une communication interne efficace.
• Préparer des supports de présentation destinés au CEO et, le cas échéant, à d'autres organes de direction, ainsi que certains courriers.
• Réaliser la mise en forme de documents à destination de la Direction (Word, PowerPoint, etc.).
• Suivre et gérer les requêtes d’avis.
• Assurer un rôle de back-up dans l'organisation des missions à l'étranger du CEO.
• Gérer, mettre à jour et enrichir le CRM (Customer Relationship Management) en lien avec les visites d’entreprises.

COMPETENCES REQUISES

• être titulaire d’un niveau bac ou bachelor en gestion, administration des affaires, administration et commerce ou tout autre domaine apparenté ;
• se prévaloir d’une première expérience professionnelle pertinente dans le domaine mentionné.
• avoir de très bonnes connaissances de l’environnement socio-économique luxembourgeois.
• disposer de très bonnes facultés d’expression écrite et orale des langues française, anglaise, allemande et luxembourgeoise.
• utiliser couramment les outils informatiques MS Office et être à l’aise avec l’utilisation simultanée de plusieurs autres outils digitaux et collaboratifs (Sharepoint, Jira, …).
• être flexible et polyvalent.
• posséder le sens du relationnel et un fort esprit d’équipe
• avoir le sens de la discrétion, de la diplomatie et de l’aisance avec des contacts de haut niveau.
• avoir le sens de l’organisation et de la rigueur.
• savoir travailler de façon autonome et prendre des initiatives.

NOUS OFFRONS

• un travail très varié et stimulant avec de multiples facettes dans un contact étroit avec le monde des affaires ;
• une rémunération attrayante en relation avec votre formation et votre expérience actuelle ainsi que vos qualités professionnelles ;
• un encadrement adapté à vos compétences.

Toute candidature sera traitée dans la plus stricte confidentialité.