Responsable adjoint de la recette communale (m/f)

L'administration communale de la Ville de Luxembourg se propose de recruter pour les besoins de la Recette communale
un responsable adjoint (m/f)

dans le régime du salarié, à plein temps, sous contrat à durée indéterminée et rémunéré par analogie au « groupe d’indemnité A1, sous-groupe administratif » de l’employé communal.

Les candidats doivent être titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du Grand-Duché du Luxembourg et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un « Master » en économie, finances, gestion, droit ou similaire et pouvoir se prévaloir d’une expérience de 5 années au moins en gestion d’entreprise, finances, secteur bancaire ou équivalent.

Missions et tâches :

Gestion comptable

- Assurer la double signature des opérations financières via la plateforme Multiline, en collaboration avec le receveur

- Gérer les saisies/cessions sur rémunérations du personnel VDL, en coordination avec le receveur

- Gérer les garanties bancaires transmises par les différents services VDL, en collaboration avec le receveur

- Générer les runs de relances dans SAP et contrôle de leur exactitude

- Prendre en charge les demandes d’annulation et de rectification des écritures comptables (postes OP) provenant des différents services de la VDL

- Assurer le suivi des contrats Multiline et Luxtrust

- Traiter les listes des non-enrôlés et impayés dans le logiciel SAP

- Demander les titres de recette auprès des services ordonnateurs

- Imputation et rapprochement des non-enrôlés

- Traiter et suivre les demandes de remboursement doubles emplois et trop payés

- Mettre en place et suivre les plans d'apurement/délais de paiement

Gestion des administrés et autres requêtes

- Gérer les courriels entrants (traitement ou redistribution aux gestionnaires)

- Traiter les courriers des administrés/citoyens

- Traiter le courrier interne émanant des services de la VdL

- Gérer les retours de courrier et les recherches d'adresse

- Rédiger les lettres destinées aux clients

- Analyser et faire le suivi des courriers de la part des clients

- Traiter les appels téléphoniques (demandes/réclamations externes et internes)

- Recevoir et accompagner les clients se présentant au guichet

- Faire l’expédition des rappels et derniers avertissements

- Traiter les requêtes/demandes d'affiliation à la Sécurité sociale

Suivi procédures judiciaires

- Préparer les dossiers destinés aux Justices de Paix et Tribunaux d'arrondissement

- Elaborer et transmettre les requêtes (saisie-arrêt spéciale, ordonnance de paiement et autres procédures judiciaires)

- Assurer le suivi rigoureux des dossiers en cours

- Enregistrer les requêtes dans l'application interne "Saisies et Ordonnances"

- Constituer et instruire les dossiers judiciaires en conformité avec les exigences légales et procédurales

- Préparer les notes de plaidoiries

- Représenter la Ville devant les tribunaux

Concertation et projets

- Participer aux réunions internes avec d’autres services de la VdL

- Participer aux réunions externes

- Contribuer activement aux groupes de travail impliquant la Ville ou le service, en apportant expertise et suivi

- Participer aux comités de projet ou de pilotage relatifs aux projets incluant le service, en assurant la coordination et le reporting

Encadrement de l’équipe

- Coordonner l’activité de l’équipe de la Recette communale en lien avec le receveur général

- Être le point de référence, en collaboration avec le receveur général, pour les membres de l’équipe en matière administrative et financière

- Veiller au respect des délais et procédures, en collaboration avec le receveur général

- Assurer la disponibilité auprès de l’équipe pour répondre aux questions et trouver des solutions opérationnelles

- Assurer le remplacement du receveur général lors de son absence.