Personal Assistant to the CEO

Über das Unternehmen

Unser Kunde ist ein wachstumsstarkes europäisches HealthTech-Scale up, das mithilfe von künstlicher Intelligenz die Arbeit von medizinischen Fachkräften effizienter gestaltet und die Patientenversorgung verbessert. Das Unternehmen ist international tätig, verfügt über ein erfahrenes Leadership-Team mit nachweislicher Scale-up-Erfahrung und befindet sich derzeit in einer Phase beschleunigten Wachstums.

Zur Unterstützung des CEO suchen wir eine äußerst zuverlässige und proaktive Persönliche Assistenz, die dafür sorgt, dass strategische Prioritäten, Kommunikation und operative Abläufe reibungslos koordiniert werden.

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliches Management und Priorisierung des Kalenders, der Kommunikation und der Reiseplanung des CEO

• Erstellung von Briefings, Unterlagen, Präsentationen und Follow-ups für Meetings

• Vertrauliche und professionelle Handhabung sensibler Informationen

• Erste Ansprechperson für interne und externe Stakeholder

• Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Abläufen

• Koordination von Meetings, Events, Offsites und Sonderprojekten

• Proaktives Erkennen von Optimierungspotenzialen und Implementierung effizienter Prozesse

Muss-Qualifikationen

• Nachweisbare Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle (z. B. Executive Assistant, Persönliche Assistenz, Office Manager o. Ä.)

• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Genauigkeit

• Vertrauenswürdiger Umgang mit vertraulichen Informationen

• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise in einem dynamischen Umfeld

• Sicherer Umgang mit gängigen digitalen Tools (z. B. Google Workspace, Slack, Projektmanagementlösungen)

• Bereitschaft zur regelmäßigen Präsenz im Büro in Luxemburg

Wünschenswerte Qualifikationen

• Erfahrung in Start-ups, Scale-ups, Beratung oder schnelllebigen Umgebungen

• Zusammenarbeit mit C-Level-Führungskräften oder Gründer:innen

• Erfahrung in internationalen oder mehrsprachigen Teams

• Kenntnisse im Event- oder Projektmanagement

• Interesse an Themen wie HealthTech, Technologie oder Innovation

Was die Rolle bietet

• Enge Zusammenarbeit mit einem erfahrenen und visionären CEO

• Einblick in strategische Entscheidungsprozesse auf Führungsebene

• Direkter Einfluss auf Effizienz und Wirksamkeit des Managements

• Moderne, vertrauensbasierte Arbeitsumgebung mit hybrider Flexibilität

• Entwicklungsmöglichkeiten in Richtung Operations, Teamkoordination oder perspektivisch Chief-of-Staff

Ablauf des Bewerbungsprozesses

Wenn Sie nicht alle Kriterien vollständig erfüllen, aber überzeugt sind, dass Ihre Fähigkeiten und Ihr Profil sehr gut zu dieser Rolle passen, freuen wir uns trotzdem darauf, von Ihnen zu hören.