Employé Pôle administratif (h/f/x)

WISAG Luxembourg fait partie du groupe WISAG, un acteur majeur des services aux entreprises en Europe. Présente au Luxembourg depuis de nombreuses années, l’entreprise propose des solutions complètes en facility management, services techniques, propreté, sécurité et support administratif.

Dans le cadre du développement de notre département opérationnel, nous recherchons un Employé Pôle administratif. L'employé administratif intervient en priorité pour fournir un soutien quotidien aux inspecteurs de travaux. L’enjeu est d'assurer un suivi rigoureux des mails clients, la gestion des congés, le remplacement des agents de nettoyage ainsi que les contrôles de pointage.

Vous évoluez au sein d'une équipe dynamique, agissant en véritable back-up organisationnel, avec de fortes exigences en matière d'adaptabilité et de gestion des priorités.

Vos missions

Vous êtes en charge de fournir un soutien administratif quotidien de qualité aux équipes opérationnelles. Vous collaborez étroitement avec les inspecteurs de travaux (qui sont vos superviseurs) et les clients afin de garantir le bon suivi des dossiers.

Vos responsabilités

Gestion administrative et RH

• Effectuer les demandes de contrats CDD, leurs prolongations, ainsi que les avenants au CDI.

• Enregistrer les congés dans le calendrier de l'entreprise.

• Gérer l'envoi des demandes pour les remplaçants des agents de nettoyage.

  
  

Support opérationnel et relation client

• Gérer et traiter au quotidien les mails entrants, notamment ceux des clients.

• Récupérer les documents dans la case du secteur et en assurer le traitement.

• Traiter les demandes de fiches de chantier conjointement avec l’inspecteur de travaux, ce dernier prenant ensuite contact avec le client.

• Réaliser le pré-préparatif des commandes clientes considérées comme urgentes.

  
  

Planification et contrôle

• Contrôler la fiche journalière et imprimer les plannings préparés en fonction des impératifs.

• Effectuer le contrôle régulier des pointages.

• Inscrire vos initiales sur les bons de travail reçus afin d'attester de leur vérification suite au pointage et à l'encodage.

• Imprimer les plannings dédiés à la gestion des jours fériés, incluant les reports de prestations et les notes de crédit.

• Assurer les demandes de bons de travail ainsi que les demandes de notes de crédit.

• Assurer le remplissage du fichier dédié à l'inscription des bons.

  
  

Profil recherché

Les indispensables

• Diplôme d’études supérieures en secrétariat et administration, ou dans d'autres domaines similaires.

• Bonne maîtrise informatique, particulièrement du Pack Office 365.

• Excellente capacité d'organisation et capacité d’adaptation rapide.

• Bon sens de la communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.

• Esprit critique.

• Maîtrise du français.

  
  

Les atouts

• Connaissance de l'anglais ou de l'allemand.

• Connaissance de la politique Qualité-environnement, santé et sécurité.

• Connaissance de la démarche de certification ISO 9001, 14001 et 45001.

• Connaissances pratiques des techniques de nettoyage ainsi que des règles de sécurité.

  
  

Processus de recrutement

• Premier échange avec notre recruteur

• Entretien approfondi avec la direction

• Rencontre finale et validation 

Vous ne cochez pas toutes les cases ?

N'hésitez pas à postuler quand même ! Nous vous encourageons à tenter votre chance pour découvrir si cette opportunité est faite pour vous. Nous accueillons chaleureusement tous types de profils, y compris les jeunes talents motivés qui souhaitent lancer leur carrière dans ce secteur dynamique. Venez grandir avec nous !

Contact : Daniel Konz

+352 621 351 299

daniel.konz@skeeled.com