Secrétaire particulier du Ministre (m/f/d) (réf. G26000847)

Statut : Employé de l'État, Fonctionnaire

Qui recrute ?

Missions

• Assistance personnelle au Ministre et aux membres du Cabinet ministériel;
• Coordonner la gestion administrative et, le cas échéant, le travail du secrétariat du Ministre;
• Gérer l'agenda, planifier les rendez-vous et déplacements officiels;
• Rédiger et mettre en forme des documents / correspondances à partir de notes manuscrites, en veillant à une présentation claire et professionnelle;
• Assister à la rédaction de correspondances;
• Etablir des dossiers et mettre en forme des documents;
• Assurer la gestion administrative des déplacements et des missions officielles;
• Contribuer à l'amélioration continue des procédures administratives et organisationnelles;
• Préparer les éléments logistiques nécessaires aux événements, réunions et visites officielles;
• Planifier et organiser des réunions et, le cas échéant, rédiger et diffuser les procès-verbaux des réunions;
• Assurer de façon générale le suivi des activités du ministère et veiller à la diffusion et à la mise à disposition des informations aux différent(e)s administrations, directions générales et départements;
• Prendre en charge des appels téléphoniques et diffuser les messages;
• Accueillir des personnes externes;
• Faire preuve d’un excellent sens de l’organisation et d’une grande attention aux détails.

Profil

Compétences techniques

• Connaissance de l’organisation de l’administration et le fonctionnement des institutions de l’Etat;
• Capacité à communiquer de manière claire et professionnelle à l’écrit et à l’oral, en interne et à l’externe;
• Excellente connaissance de Microsoft Office et éventuellement d’autres logiciels spécifiques à l’administration étatique;
• Aptitude à gérer efficacement les priorités, à travailler sous pression et à respecter les délais;
• Disposer d’excellentes capacités rédactionnelles;
• Maîtriser la gestion de projets.

Compétences comportementales

• Discrétion et confidentialité;
• Être capable de travailler efficacement en équipe et de gérer plusieurs tâches simultanément;
• Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode;
• Dynamique et polyvalent;
• Savoir gérer des imprévus;
• Esprit d’initiative et d’anticipation;
• Être motivé(e), dynamique et proactif(ve), avec un véritable esprit d’équipe;
• Capacité de travail autonome.

Atouts

• Grande expérience professionnelle comme assistante, secrétaire de direction.

Conditions d’admission

Ce poste peut être pourvu sous le statut de fonctionnaire de l'État ou d'employé de l'État. Vous n'avez pas à choisir votre statut au moment de postuler : celui-ci est déterminé au terme du processus de recrutement, en fonction des conditions à remplir pour chaque statut. Le poste est également ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Découvrir les différents statuts
• En savoir plus sur le changement d'administration

Niveau d’études

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives. Ces conditions ne s'appliquent pas dans le cadre d'un changement d'administration.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Aménagements raisonnables

Si vous avez besoin d'un aménagement raisonnable pour passer l'épreuve d'aptitude générale (EAG), contactez-nous à amenagements.eag@cgpo.etat.lu.

• En savoir plus sur les aménagements raisonnables