Records & Information Manager (m/f/d)

Statut : Employé de l'État

Qui recrute ?

La Banque centrale du Luxembourg (BCL), membre de l’Eurosystème, recrute pour son département Données & Informations.

Missions

Au sein du « Bureau Data & Analytics » du département « Données & Informations », vous êtes en charge du cadre de la gestion électronique des documents (GED) et de l'information de la BCL et en assurez la mise en œuvre, l’évolution, la supervision et le suivi.

En tant qu’acteur-clé de la gouvernance de l’information de la BCL, vous contribuez à la définition des processus de travail collaboratif et vous améliorez de manière continue la gestion et l’usage des actifs informationnels ainsi que l'échange sécurisé d'informations.

Vous définissez les besoins des utilisateurs avec les parties prenantes et encadrez les tests d’acceptation par les utilisateurs (UAT). Enfin, vous êtes la personne de référence en tant qu’expert GED pour l’équipe informatique en charge des systèmes de GED, ainsi que pour la communauté de key users que vous animez.

Vos responsibilités :

• Vous êtes en charge du cadre de gestion électronique des documents et de l’information ;
• Vous êtes en charge de la gestion opérationnelle des documents électroniques et de l’information et vous intervenez en tant que référent fonctionnel du système sous-jacent ;
• Vous élaborez et maintenez les politiques, les règles et les principes-clé pour la gestion électronique des documents et de l’information en fonction des indications reçues et vous coordonnez les actions avec les différentes parties prenantes ;
• Vous vous assurez de la cohérence des processus métiers et du respect des règles en vigueur (aspects RGPD, accès, sécurité, etc.) pour la gestion des documents et de l’information dans le cadre du schéma fonctionnel de la BCL ;
• Vous définissez les scénarios de tests utilisateurs avec les parties concernées, y contribuez et les encadrez, et en évaluez les résultats avant de valider la mise en production suite à des mises à jour et/ou correctifs ;
• Vous prenez en charge la définition et la mise en œuvre des nouveaux besoins fonctionnels en agissant en tant que point de contact principal pour les key users ainsi que pour l’équipe informatique ;
• Vous veillez à la gestion des « records » selon les principes établis, vous maintenez à jour le plan de classification et de rétention de la BCL et vous examinez les demandes de nouveaux besoins de classification ;
• Vous collaborez et échangez avec d'autres banques centrales de l'Eurosystème/du SEBC et participez au réseau de gestion de l'information de l'Eurosystème (Information Management Network - IMN) et autres forums pertinents ;
• Vous surveillez l'état de la plateforme documentaire et le respect des recommandations d’utilisation ;
• Vous collaborez avec l’équipe IT pour la maintenance de la plateforme, l'amélioration des bases de données et l’implémentation de nouvelles fonctionnalités ;
• Vous assurez l’assistance fonctionnelle de 2^e niveau auprès des utilisateurs ;
• Vous préparez et dispensez des formations régulières ;
• Vous rédigez la documentation associée aux systèmes de gestion des documents et de l'information de la BCL ;
• Vous animez la communauté de key users.

Profil

• Vous avez une expérience de l'application pratique des principes et politiques de gestion électronique des documents ainsi qu’une connaissance approfondie des normes et des bonnes pratiques en matière de gouvernance de l'information et de gestion des documents ;
• Vous avez une expérience de mise en place de systèmes de classification ou de structures de données pour gérer et stocker les informations ;
• Vous avez une expérience avérée dans des programmes/initiatives d'amélioration de la gouvernance de l'information ;
• Vous maîtrisez l’anglais et le français tant à l’écrit qu’à l’oral ; la connaissance de l’allemand et/ou du luxembourgeois représente un avantage ;
• Vous êtes doté d’excellentes capacités organisationnelles, vous êtes rigoureux et autonome dans votre travail ;
• Vous êtes ouvert au changement et aimez faire progresser l’existant ;
• Vos capacités relationnelles vous permettent de vous intégrer facilement au sein d’une équipe et de mener à bien vos missions auprès des usagers internes.

Conditions d’admission

Diplômes

Vous disposez d’un diplôme de type « Master », idéalement en gouvernance de l'information / gestion des documents.

Expérience

Vous disposez de 5 à 10 ans d’expérience dans le domaine de la gestion électronique de l’information / des documents et vous avez une connaissance approfondie des systèmes de gestion électronique des documents (GED) et de l'archivage électronique.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.